Google Drive es una excelente herramienta que podés utilizar para trabajar en grupo, pues te permite crear documentos que pueden ser vistos y editados por varias personas en un solo espacio. Aquí te enseñamos cómo podés sacarle el máximo provecho a esta herramienta ahora que vas a entrar a la universidad y la cantidad de trabajos en grupo es cada vez mayor.
- Para poder utilizar Google Drive, todos los involucrados tendrán que tener una cuenta de Google.
- Google Drive te permite crear todo tipo de documentos: hojas de cálculo, presentaciones, fotos, formularios, dibujos, hasta mapas y guardarlos en línea.
- Primero elegís el tipo de documento que vas a generar y, posteriormente, lo compartís con tus compañeros de trabajo.
- Para empezar a utilizar la herramienta de Google Drive, al ingresar en una columna a la izquierda se selecciona el botón rojo “Nuevo” y se selecciona el tipo de archivo que se necesita. Una vez realizado esto, en la parte superior derecha se presiona el botón azul “Compartir”. En esa ventana se invita por medio de un correo electrónico al acceso del nuevo archivo. Dentro de las opciones para facilitar el trabajo grupal, se determinan las funciones de las personas que tienen acceso al documento. Así, están quienes pueden editar, quienes pueden solo comentar y quienes pueden solo ver. Además, dentro de las configuraciones predeterminadas del Drive, quienes estén autorizados para editar pueden agregar a más personas y cambiar los permisos.
- Como parte de las facilidades para el uso compartido, el mismo Drive ofrece un vínculo para ser compartido por Gmail, Google+, Facebook y Twitter. Eso sí, el vínculo solo funcionará para los colaboradores o personas con la que se comparta el archivo.
- Para la realización cualquier trabajo o archivo, el Drive permite la edición de forma simultánea de varios participantes. Cada uno de ellos se marcará en la visión del archivo con un cursor de color. En la parte superior se presenta una “simbología” con el nombre de usuario y el color respectivo de este.
- Cuando hay dos o más participantes en la edición o visión del archivo, la herramienta habilita un chat, para que los participantes interactúen. Este chat permite dialogar sobre anotaciones, correcciones y decisiones importantes en el momento de realización de trabajo, como es necesario en cualquier trabajo grupal. También, facilita la utilización de comentarios al lado del archivo principal, para realizar las anotaciones o indicaciones necesarias, visibles para todos los participantes en cualquier momento.
- El Drive funciona como una herramienta que facilita el trabajo en grupo cuando las posibilidades de reunirse son limitadas, o sencillamente se quiere aprovechar la tecnología. Una vez terminado el trabajo en conjunto, el archivo -del tipo que sea- se puede descargar en un formato compatible para lectura en los programas que generalmente se usan como Office, OpenOffice, texto PDF (.pdf), texto enriquecido (.rtf), texto sin formato (.txt) o como página web comprimido (.html).
¿Qué te parece si comenzás a trabajar en grupo con esta poderosa herramienta? Estamos seguros de que cambiará totalmente tu manera de organizar y generar trabajos colectivos. ¡Contános de tu experiencia!
