GTD: una metodología para organizarte

Getting Things Done, o GTD, es una metodología de gestión de actividades, implementada por el estadounidense Dave Allen. La propuesta de Allen aparece en el libro del mismo título. El autor ha vendido millones de copias alrededor del mundo.¿Sabés por qué es tan exitosa la obra de Allen? Pues sencillo: porque existen muchísimas personas incapaces de ordenar sus tareas y por eso viven en constante estrés. Entre estas personas desorganizadas, se encuentran muchos estudiantes universitarios. Por eso, nos hemos dado a la tarea de explicarte la propuesta de Allen, enfocada en las labores de un estudiante. Prestá mucha atención.Para organizarte con GTD, podés usar una libreta, tu agenda o alguna aplicación que se preste para organizar actividades. GTD desarrolla cinco principios elementales. A continuación te explicamos rápidamente en qué consiste cada uno e intentaremos ilustrártelos con casos propios de la U. Sin más rodeos, ahí te van los cincos pasos, o principios, del método de Allen:1) Recopilar: En primer lugar, debés reunir todos tus cuadernos, copias, programas, cronogramas y materiales de cursos, correos electrónicos, mensajes telefónicos, mensajes recibidos al chat, en fin, reunir todo aquello que pueda contener una posible responsabilidad académica. Meté en el mismo saco todo lo que tengás a mano, que no se te escape nada.2) Procesar: Una vez que terminaste de recopilar tus documentos, es momento de que decidás cuáles te sirven para tu organización y cuáles no. Encontrarás en tus medios electrónicos, como es natural, bastante spam. Desechalo al instante, para que en tus bandejas quede solo lo que realmente requiere atención. En tus cuadernos y documentos físicos habrá, también, muchos apuntes que no dicen nada con respecto a tus labores. Pasá sobre ellos. Este segundo paso consiste básicamente en que determinés cuáles son las responsabilidades entre tus documentos, para que empecés a apuntarlas en tu lista de cosas por hacer. Allen tiene una regla para las tareas que requieren menos de dos minutos: hacelas de inmediato. Pensalo bien, no tiene sentido que gastés tiempo apuntándolas, siquiera, si podés hacerlas ya mismo. De esta forma evitás que estas pequeñas responsabilidades se te acumulen, y representen a la larga un dolor de cabeza.3) Organizar: Una vez que procesaste todas tus responsabilidades es necesario que las organicés en, al menos, cuatro bloques:• Proyectos: Aquí están todas esas responsabilidades inconclusas que necesitan terminarse obligatoriamente. Pensá, por ejemplo, en el trabajo de investigación que tenés para el final del curso. Debés considerarlo como un proyecto porque requiere de varias etapas para su conclusión. No es algo que podás hacer de inmediato, sino que necesitás desarrollarlo poco a poco.• Acciones calendarizadas: En el momento en que sabés cuál es la fecha de entrega de tu investigación, debés apuntarla en este bloque. De igual forma con los exámenes y todas las asignaciones que tienen fecha establecida.• Acciones próximas: Imaginá que tenés que preparar una exposición para algún curso, pero el profesor aún no revela la fecha en la que te toca a vos. Lo mismo puede pasar con un quiz, o alguna otra evaluación que el profesor anuncia a medias. Apuntá en este bloque todas esas actividades no fechadas.• Acciones en espera: En este bloque están todas esas actividades que no podés empezar aún, porque dependen también de alguien más. Pensá por ejemplo en los trabajos en grupo, en el momento previo a la primera reunión, cuando aún no sabés qué es lo que te toca hacer a vos.4) Revisar: Ya tenés armada la distribución de tus tareas en bloques. Ahora es necesario que revisés a diario tus avances y cuestiones pendientes. Evidentemente habrán tareas que tachar, porque las finalizaste. Otras tendrán que pasar de un bloque a otro cuando se conozca, por ejemplo, la fecha de su entrega. Tené en cuenta que el sistema del GTD no es estático, sino que está en constante movimiento.5) Hacer: Este es el paso que le da sentido a todos los anteriores: la acción. Pensalo: si tuviste la paciencia para organizarte con GTD, ¿no sería absurdo que lo dejés todo en el papel? Ya tenés un panorama más ordenado de tus responsabilidades de la U. Empezá a tachar las actividades realizadas, haz que tus bloques se muevan. No los dejés ahí, quietos. Recordá: el fin de la organización es que empecés a actuar. Probá entonces con GTD.Contanos si te es útil esta experiencia. A nosotros nos parece una excelente propuesta para vivir con más orden y más tranquilidad.